輔助工具-不只是記 手帳應該這樣使用

輔助工具-不只是記 手帳應該這樣使用

書名:成功人士這樣整理辦公桌:恰到好處的亂,工作當場完成一半作者:壺阪龍哉出版:大是文化上市日期:2018/2/27

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只要稍微下點工夫在使用手帳的方法上,就能提升工作效率。

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一、每年都用同一款手帳。每年都請繼續使用自己最喜歡、用起來最得心應手的手帳。如此一來就不必花時間重新適應不同的填寫方式,對於整理自己的思緒、把握工作進度,也有實質幫助。

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換了一個新的年度,不代表所有工作都會跟着更新,其實絕大多數的工作還是從去年度帶過來的。因此使用同一款手帳,可以快速掌握工作流程。

二、手帳不可以用2本(或更多本)。有人會「A工作用這本手帳,B工作用那本手帳」,但是我不認爲真的能區分得這麼清楚。不但區分不容易,有時還會發生想要檢核所寫的內容時,卻不知道寫在哪一本手帳的窘境。手帳要運用自如,就得限制自己只用1本。

三、預先把今年的目標和想做的事情寫入手帳裡。我個人不但使用同一款手帳長達30幾年,還會在年初時,把該年想要達到的目標都寫進手帳裡,作爲年底驗收成果的依據。因此我每天都會查看手帳的內容兩、三次。另外,如果有案子已經定案,我也會把該案子已經定案的部分先寫進手帳裡。

四、創造自己專屬的「暗號」。手帳空間有限,不能長篇大論。書寫時如果能用自己專屬的記號,不但速度快、省空間,確認時也能夠一目瞭然。

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另外,開會或者把名片當便條使用時,用一些簡化的記號也會非常方便。例如:重要事項用圓圈圈起來,除了畫底線,用箭頭符號,或用醒目的驚歎號、問號等,效果都不錯。此外還可以用螢光筆分色、貼上便利貼提示。

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五、定期檢視手帳內容。手帳也需要修改,手帳的內容不是寫上去就算了,必須定期重新檢視,才能作爲自我成長的食糧。手帳的功能除了管理我們的行動和時間,還可以提醒我們該做的事情、給予我們做事的幹勁和精神,並充當過去和現在的橋樑。

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六、靈活運用紙本和數位。現在年輕人用手機、電腦等數位工具取代紙本手帳。數位行事曆只要先輸入預定行程、電話號碼,要變動時,比紙本手帳更簡單、處理起來更快速。

不過,使用紙本手帳可以一邊翻閱一邊想像,這個優點是數位工具望塵莫及的。透過手帳,我們可以回顧過去的自己,瞭解現在的自己,讓將來該做的事情更加明朗。因此,我們可以用紙本手帳記錄成長,透過手帳中的年度目標、爲自己加油打氣的話(格言、名言等);並用數位行事曆管理約會等行程。換句話說,懂得靈活運用這兩種記錄行程的方式,就是最聰明的做法。

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(摘自本書P109)

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